Es recomendable que en una empresa se
diseñen tarjetas de identificación para cada uno de estos activos, en las que
debe figurar su código, ubicación, costo histórico, fecha de adquisición,
depreciación acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre
estos activos a lo largo de su vida útil como reparaciones, mantenimiento,
adiciones etc.
Cada uno de estos activos, en especial la
maquinaria, equipos de oficina, de computación y de comunicación, deben
identificarse con un código, el cual debe aparecer adherido en un aparte
visible del bien. Este código es el mismo que figura en la tarjeta de cada uno
de ellos y permite identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones
realizadas sobre ellos.
Esto no sólo facilita tener un control
sobre los bienes inmuebles sino también el nombramiento de responsables de la
custodia de activos menores que por su tamaño y facilidad de transporte pueden
perderse fácilmente.
Debe realizarse periódicamente un
inventario físico de los activos fijos para verificar la exactitud de los
registros contables. Esto facilita la detección de activos faltantes, obsoletos
o que no están en uso. También se debe controlar eficazmente el retiro de
activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos
depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que
se autorice su desecho y se retiren del servicio.
